Quels sont les outils qui peuvent simplifier la gestion de votre établissement ?

Vous êtes un gîte, une chambre d’hôtes, un petit hôtel, et vous n’avez pas encore d’outil dédié à la gestion de votre hébergement : cet article devrait vous intéresser 🎯

Pour certains d’entre vous, cette gestion “maison” vous suffit et vous permet d’être bien organisé. Pour d’autres, la croissance de votre établissement ou la multiplicité des canaux sur lesquels vous êtes distribué remet en question ce mode de fonctionnement 🤔

Aujourd’hui, Thaïs et Julie du pôle marketing vous présentent deux outils qui peuvent vous simplifier la vie : le PMS (Property Management System) et le CM (Channel Manager) ✨

PMS, CM : quelles fonctions pour votre hébergement ?

PMS : planning, facturation et portefeuille clients

🔍 Alors, un PMS : de quoi parle t-on ?

Un PMS, ou logiciel de gestion hôtelière, vous permet d’optimiser l’administration globale de votre hébergement depuis une seule interface. Si vous n’arrivez plus à libérer du temps pour certaines tâches administratives, un PMS vous sera sûrement utile. Cet outil vous offre notamment :

👉 Des fonctionnalités de planification et de gestion des réservations

• Enregistrement des réservations 
• Enregistrement des départs et des arrivées des clients (les fameux check-in/check-out)
• Gestion de l’entretien des chambres 

Parfois, il vous offre également la possibilité de proposer des services additionnels : restauration, spa, etc, selon votre expérience client 🚀

👉 Des fonctionnalités de facturation et de tarification

• Élaboration des factures 
• Création de justificatif, d’avoir ou de remise 
• Gestion de vos clôtures de caisse journalières 
• Élaboration de vos tarifs

En fonction de l’outil choisi, votre PMS peut aussi vous assister dans votre comptabilité : rapports financiers, déclaration TVA et taxes de séjours 🧾

👉 Des fonctionnalités de gestion de la relation-client

• Suivi du portefeuille clients 
• Sécurisation des données clients. A l’heure où le RGDP et la sécurité des données clients est une priorité, il est fondamental de disposer d’outils sûrs à 100% ✅
• Segmentation et analyse de votre clientèle. Vous pourrez ainsi visualiser simplement des données sur votre clientèle (provenance géographique, durée de séjour…) 👨👩‍🦱
• Suivi de la satisfaction clients (envoi d’e-mailings pré et post séjour, questionnaires de satisfaction)

🔍 Les ➕ d’un PMS dans votre gestion quotidienne :

• C’est un gain de temps considérable ⏳
• C’est un outil intuitif et facile d’utilisation 🧠
• Vous êtes libéré(e) de certaines tâches répétitives et vous pouvez vous recentrer sur votre cœur de métier et ce pourquoi vous avez lancé votre activité ; l’accueil, l’hospitalité 💙
• Bien souvent, ce logiciel est accessible sur tout support (tablettes, ordinateurs, téléphones). Ainsi, vous pouvez gérer votre activité n’importe où, n’importe quand 📱
• Ces outils sont de plus en plus sur le cloud, et n’occupent donc pas votre espace de stockage ⛅
• Dans le cas où vous êtes plusieurs à gérer la clientèle, cela peut aussi permettre de fluidifier la communication et les processus 👍

Channel Manager, gestionnaire de canaux OTAs

🔍 Vous avez pu constater que le PMS est un outil assez complet, alors vous vous demandez sûrement : pourquoi j’aurais besoin d’un autre outil ?

Et bien, un Channel Manager est un outil qui relie le système de gestion d’établissement (le PMS dont on vient de parler 😁) aux plateformes de réservation en ligne, telles que Booking.com, Airbnb, Expédia…  Il vous permet de piloter votre commercialisation depuis une seule interface en synchronisant vos tarifs et vos disponibilités sur vos différents canaux de distribution !

Notons que certains PMS disposent parfois d’un outil de Channel Manager intégré. Inversement, un Channel Manager peut vous fournir un PMS. Quoi qu’il arrive, si vous avez les 2 issus de 2 partenaires différents, il faudra impérativement qu’ils soient connectés pour communiquer et optimiser votre gestion opérationnelle !

Un Channel Manager vous sera particulièrement utile dans le cas où :

• Vous souhaitez distribuer votre hébergement sur plusieurs canaux
• Vous avez des difficultés à gérer vos hébergements et tarifs sur vos différents canaux de distribution
• Vous gérez plusieurs hébergements (gîte + chambres d’hôtes, ou plusieurs meublés etc)

🔍 Les ➕ d’un Channel Manager :

• Une gestion simplifiée et fluide : dans le cas où vous avez plusieurs établissements, un CM centralise et facilite votre inscription sur les différentes plateformes 🔌
• Pas de doublons de réservations : vous avez beaucoup moins de risques de faire du surbooking car lorsqu’un hébergement est réservé sur une plateforme, celui-ci est automatiquement supprimé de tous les autres canaux en ligne 📅
• Maximisation des revenus : vous pouvez suivre vos performances sur les différentes plateformes, et ainsi avoir davantage de visibilité sur l’efficacité de tel ou tel canal. D’ailleurs, de plus en plus de Channel Manager disposent d’une brique « yield management » / « revenue management » (c’est la même chose 😁)

Comment choisir mon logiciel de gestion hôtelière ?

Il existe bien sûr de nombreuses solutions sur le secteur qui sont efficaces, complètes, graphiquement sympas et avec un bon service client. On peut citer Elloha, Amenitiz, Stardekk, Thaïs PMS, Réservit, KE-booking, et bien d’autres toutes aussi performantes.

🔍 Alors, vous allez nous demander, comment on choisit parmi ce panorama de fournisseurs ?

Il n’y a pas de « meilleur PMS » ou de « meilleur CM » ; celui qui sera le bon est celui qui correspondra au mieux à votre cahier des charges et celui avec lequel vous prendrez plaisir à utiliser au quotidien 🤝

Pour vous guider, nous allons vous proposer 9 critères sur lesquels vous pourrez baser votre choix :

• L’adéquation avec votre cible et la nature de votre activité : un hôtel d’une centaine de chambres n’a pas les mêmes besoins qu’une chambre d’hôtes de 5 chambres 🏠
• La facilité d’utilisation pour le pro ; et notamment si l’outil est accessible sur tout support. 
• Les fonctionnalités de base : à minima, le PMS doit proposer le planning et la facturation. A vous de voir si vous avez d’autres besoins comme la comptabilité ou les statistiques clients.
• Un outil global : pour vous simplifier la vie, choisissez plutôt un outil complet comprenant un PMS, un Channel Manager et un moteur de réservation (qu’ils pourront intégrer sur votre site web, de préférence).
• La durée d’engagement et de renouvellement : de nombreux acteurs proposent des forfaits “sans engagement” ou des périodes d’essai. Le meilleur moyen de connaître ce qui vous convient le mieux, c’est de tester 🕵️‍♀️
• Les tarifs : pour vous donner une idée, les offres peuvent aller de 35-40€/mois à une centaine d’euros par mois dans le cas d’une solution très complète et professionnelle.
• La relation commerciale et le support : vérifiez qu’il existe bien un SAV disponible et jetez un œil aux avis en ligne ⭐
• Le transfert des données en cas de changement de PMS : notamment si vous envisagez d’en tester plusieurs, la possibilité de basculer les données est un point important !
• La possibilité de lier un hébergement à un autre : dans le cas où vous avez plusieurs hébergements et qu’ils sont commercialisés ensemble. Par exemple, si vous disposez d’un gîte et de chambres d’hôtes, est-ce que vos clients pourront privatiser le gîte + réserver une chambre si le nombre de personnes total ne peut être accueilli dans le gîte ? 🤔

D’autres questions peuvent aussi être posées, toujours selon vos besoins :

• Est-ce que j’ai besoin d’une option pour faire de l’e-mailing ?
• Est-ce que j’ai besoin d’une option “gestion des avis” ?
• Est-ce que je souhaite disposer d’un module de gestion du ménage ?

C’est peut-être ici qu’une des solutions se démarquera à vos yeux 💡

💙 Notre conseil : créez-vous un tableau comparatif avec ces différents critères dans l’ordre de vos priorités, sélectionnez quelques outils qui vous intéressent et mettez une note de 1 à 10 pour chaque critère. Le meilleur score total sera sûrement le bon 💪

Conclusion : les outils clés pour la gestion de votre établissement

Aujourd’hui, l’importance de disposer d’un site web doté d’un moteur de réservation n’est plus à prouver. À l’opposé, certains outils comme le PMS et le Channel Manager restent mal connus, mal compris, sans doute au vu de l’importante offre de logiciels proposée sur le marché. Toutefois, l’objectif de cet article n’est pas de vous conseiller tel ou tel outil, mais plutôt de tenter de vous aider à vous poser les bonnes questions ❓

• Ai-je besoin d’un outil pour simplifier ma gestion quotidienne ?
• Ai-je besoin d’un outil pour gérer mes canaux en ligne ?
• Quels sont mes besoins précis et quel outil y répond le mieux ?

À vous de jouer !