3 outils pour reprendre le contrôle de son temps quand on gère un gîte ou une chambre d’hôtes

Une bonne organisation de son gîte ou sa chambre d’hôtes ne dépend pas du hasard ! Dans les métiers que sont les vôtres, vous devez chaque jour gérer des imprévus, des urgences ou des aléas qui viennent perturber votre emploi du temps déjà bien chargé. Dans un tel contexte, il est facile de se laisser submerger et de perdre le contrôle sur sa propre activité 🆘. À travers cet article, nous vous partageons quelques pistes de réflexion et des outils pour mieux gérer votre temps en tant que gestionnaire d’un hébergement touristique indépendant.

Pourquoi est-ce difficile de gérer son temps en gîte ou chambre d’hôtes ?

Aussi simple que cela puisse paraître, il est très difficile pour un professionnel du tourisme de bien gérer son temps. Vous le savez, sans nous chercher d’excuses, les raisons sont multiples…

• La passion nous guide au quotidien et nous ne prenons pas conscience du temps qui passe 🕰.
• La satisfaction client est notre leitmotiv, alors nous sommes capables de passer un temps infini pour les combler ⭐️.
• Nous n’avons pas 1 métier, mais plus d’une dizaine. Alors, comment pouvons-nous nous en sortir dans 24 heures ! 👩🏻‍🌾👨🏽‍🍳👩🏼‍🔧
• Les tâches s’enchaînent sur un rythme infernal sans que nous ne prenions le recul nécessaire d’analyse, de séquençage, de priorisation, etc. 🗓
• Nous rencontrons des difficultés de recrutement ; nous sommes donc littéralement au four et au moulin et sur le fil du rasoir en permanence 🏃🏼‍♀️🏃🏾‍♂️.

Nous voulons donc, à travers cet article, vous montrer pourquoi c’est une priorité et vous donner des outils les plus opérationnels possibles, afin d’arriver à mieux organiser votre temps du quotidien.

Pour quoi gérer son temps qu’on a un gîte ou une chambre d’hôtes doit être une priorité ?

Quel serait votre vœu le plus cher dans votre quotidien d’exploitant de gîte ou chambre d’hôtes ? Faire en sorte que vos voyageurs soient 100 % satisfaits de leur séjour ⭐️ ? Maximiser la rentabilité de votre établissement touristique 🤑 ? Optimiser l’organisation de votre journée pour garder un équilibre de vie ? Embaucher du personnel pour en faire toujours plus 💪🏼 ?

Lors de nos ateliers d’idéation avec l’Office de Tourisme d’Ancenis, la nécessité d’apprendre à gérer et optimiser son temps figurait dans le top 3 des besoins des prestataires touristiques.  Ce constat, nous le faisons également à l’issue de nos innombrables formations, conférences ou encore coachings auprès de nos porteurs de projet et exploitants d’hébergements touristiques.

Bien sûr, nous n’oublions pas les 3 autres vœux, mais ils découleront naturellement, si votre gestion du temps est maîtrisée année après année, saison après saison 💪.

La raison de cette priorité accordée à la gestion du temps ?
Les bénéfices sont multiples : santé physique et mentale, gain de productivité et d’efficacité synonyme d’accroissement de la satisfaction et fidélisation client, anticipation plutôt qu’action dans l’urgence, amélioration de sa capacité à durer dans le temps avec toujours le même plaisir, la même passion et envie 💪🏼, etc.

1er outil : la semaine type d’un gestionnaire de gîte ou chambre d’hôtes

1er outil que nous vous partageons et que nous utilisons dans nos accompagnements de porteurs de projet et d’exploitants est la semaine type.

Le principe :

1️⃣ Vous découpez votre semaine en plusieurs tâches.

Exemples :

• gestion des demandes de réservations
• mise en place du petit-déjeuner
• débarrassage du petit-déjeuner
• accueil de voyageurs
• ménage des chambres
• traitement administratif
• gestion marketing : réseaux sociaux, avis clients, site Internet, etc
• entretien du jardin
• etc.

2️⃣ Vous allouez un temps que vous estimez nécessaire par semaine pour chaque tâche.

A noter que la tâche peut bien évidemment être répétée à plusieurs reprises. A vous de la glisser selon les horaires et les jours qui vous paraissent les plus appropriés. Certaines tâches sont “délocalisables” telles que le marketing ou l’administratif mais d’autres comme le ménage ou l’accueil de vos voyageurs, doivent respecter une fréquence et un horaire attitrés.

3️⃣ Vous catégorisez les tâches en famille.

Pour davantage de clarté, donnez une couleur à chaque famille.

4️⃣ Appliquez votre semaine type au maximum .

À la différence de votre enfant qui n’a pas le choix que de respecter son emploi du temps scolaire et périscolaire, votre semaine type est là pour vous guider, vous offrir un cadre et un repère. Connaissez là, appliquez là, mais sachez y faire quelques entorses face à des exceptions, comme des tâches exceptionnelles que vous jugeriez urgentes et prioritaires.

Illustration d’une semaine type d’un hébergeur touristique :

2ème outil pour une meilleure gestion de son temps en tant qu’hébergeur touristique : la Matrice d’Eisenhower

On connaît Eisenhower comme l’un des présidents des Etats-Unis, mais on lui doit également cet outil qui nous intéresse particulièrement : la matrice d’Eisenhower💡.

Cette matrice éponyme vous permet de prioriser vos tâches selon 2 critères d’évaluation essentiels : le niveau d’importance et d’urgence.

Et oui, arrêtez de penser que vos tâches sont toutes aussi importantes les unes des autres et qu’elles doivent être avalées dans une urgence systématique. C’est faux ! Une telle démarche est contre productive, pour ne pas dire destructrice, sans générer la moindre efficacité 🤷‍♂️.

Au sein de la matrice ci-dessous, vous retrouvez 4 quadrants dont l’issue est soit :

1. La planification de la tâche 🕝
2. Le traitement immédiat de la tâche ✅
3. La délégation de la tâche lorsque cela vous est possible 👥
4. L’abandon de la tâche 🗑

Passons à l’illustration, afin que vous puissiez encore mieux matérialiser la puissance d’une telle petite organisation.

Vous avez un couple de clients installé dans l’un de vos gîtes et ils vous rapportent un souci de wifi qui, d’après leurs dires, ne fonctionne pas. Où est-ce que vous classeriez l’action… ?

N’ayons pas d’hésitation et ne jouez pas avec la réputation de votre établissement ! La question du wifi est un sujet de « vie ou de mort » pour vos clients, alors on bascule cela dans le quadrant 1, à savoir « à traiter en priorité » et on cherche à résoudre ce dysfonctionnement au plus vite.

À l’inverse, vous vous posez des questions sur votre logiciel de réservation : est-il le plus adapté du marché ? Dois-je basculer vers une autre solution ? Où mettriez-vous cette tâche, à savoir étudier l’intérêt de quitter son moteur de réservation actuel pour basculer vers une autre solution sachant que nous sommes à l’aube de votre nouvelle saison touristique ? Personnellement et par expérience, je positionnerais cette éventualité dans le quadrant 2, à savoir « à planifier » ✅.

Notre conseil très opérationnel est ici de ne pas attendre que les tâches tombent sur vous, mais davantage que vous soyez en capacité de les lister, de les anticiper puis de les classer 🧠.

Illustration de la matrice d’Eisenhower :

3e outil pour améliorer la gestion de son temps quand on a une location de courte durée : le rétroplanning

Allez, un petit dernier pour la route qui se cumule parfaitement avec les 2 précédents ! Le rétroplanning est l’outil indispensable pour optimiser votre temps et votre productivité en tant que propriétaire de gîte ou chambre d’hôtes.

Et oui, après avoir listé vos tâches dans votre semaine type et les avoir priorisées, on regarde maintenant vers le futur 🚀. 

Quels sont mes chantiers à venir ? Quelles sont les échéances que je ne dois pas oublier ? Quels sont mes projets que je dois prévoir, anticiper dans les mois, voire années à venir ?

N’attendez pas la dernière minute, vous risquez de travailler dans l’urgence, et donc mal par définition. Encore plus périlleux : vous vous laissez la possibilité d’oublier des dates clés  📆.

Vous pouvez classer les tâches en fonction de leur nature, de leur dimension ou des grandes étapes du projet dont elles font partie. Par exemple :

• Marketing/commerciale :
  • organiser un séance photos
  • mettre à jour mon site internet
  • optimiser mes annonces Airbnb, Booking, etc.
  • tester de nouveaux annuaires de référencement
  • etc.

• Expérience client :
  • identifier un nouveau fournisseur local de confitures et miel
  • vider la piscine pour le nettoyage d’après saison
  • élaguer les arbres de mon parc
  • revoir mon livret d’accueil et le basculer au format numérique
  • rafraîchir la peinture de la chambre familiale et du gite de 6 personnes
  • etc.

• Administratif :
  • élaborer mon bilan de trésorerie trimestriel
  • demander mon classement en meublés de tourisme tous les 5 ans
  • mettre aux normes RGPD mon site internet et mes moyens de communication
  • dresser ma comptabilité fournisseurs et clients sur un rythme mensuel
  • etc.

Egalement le temps de formation et / ou de veille est primordial 🔍 .

Illustration d’une trame de rétro-planning :

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• Time Camp pour mesurer le temps passé à faire une tâche : ainsi, si c’est une tâche récurrente vous saurez à l’avenir combien de temps elle vous prendra ⌛️.
• ASANA pour récapituler les tâches. C’est d’autant plus utile si vous êtes plusieurs à gérer les hébergements touristiques. Vous pouvez créer des missions collaboratives et attribuer des tâches avec des échéances ✅.
• Google Calendar : on ne le présente plus, mais il est toujours aussi efficace dans la gestion de vos tâches 📅. Comme alternative à Google Calendar, vous pouvez également utiliser Framagenda 👍🏼.

Le secret de la gestion du temps dans un gîte ou une chambre d’hôtes réside dans votre capacité à hiérarchiser et organiser les tâches en fonction de leur niveau d’importance. Pour cela, nous vous avons donné quelques outils 🛠. Mais vous devez également être en mesure d’établir des limites entre vie professionnelle et vie privée : réussir à déconnecter, soulager le stress et la tension d’une journée chargée pour être plus efficace le lendemain ✌🏼.

Cependant, il n’y a pas qu’une seule bonne manière de gérer son temps quand on gère des locations de courte durée. Si certains travaillent plus efficacement lorsqu’ils sont sous la pression d’une deadline imminente, d’autres, au contraire, ne supporteront pas de devoir gérer une tâche importante au dernier moment et préféreront la traiter longtemps en amont.

Ainsi, même si cet article vous donne quelques pistes qui peuvent vous être utiles pour améliorer votre productivité, c’est à vous de définir la stratégie qui vous correspond le mieux !